3 peran best HRD internal dengan perusahaan penyedia tenaga kerja

HRD dan Outsourcing bukan seperti minyak dan air.

Mungkin dengan membaca judul artikel ini anda sudah menduga-duga bahwa adanya perusahaan jasa penyedia tenaga kerja akan menggantikan peran HRD internal sehingga perusahaan tidak perlu lagi adanya HRD. ITU SALAH BESAR ! lalu apa peran HRD internal dengan perusahaan penyedia tenaga kerja ?

Peran Hrd dengan perusahaan jasa outsourcing

Jika sebuah perusahaan jasa outsourcing tidak melakukan koordinasi dengan HRD pasti akan terjadi banyaknya miss konsepsi tentang ketenagakerjaan, maka dari itu Buana Sinergi sangatlah mengantisipasi hal tersebut. Sebelum pembentukan kerjasama kita berdiskusi dahulu dengan HRD perusahaan tersebut agar ada kesamaan konsep. Karena kita melihat permasalahan yang sering terjadi di lapangan pada saat ini adalah maraknya demo yang dilakukan oleh karyawan dan serikat pekerja yang menolak keberadaan outsourcing. Outsourcing dianggap sebagai perbudakan gaya baru. Yang menjadi persoalan dalam masalah ini adalah bentuk hubungan kerja yang hanya sebentar sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlamu, yaitu maksimum 5 tahun.

Seharusnya, bagi negara Indonesia yang begitu banyak jumlah penganggurannya perusahaan outsourcing adalah salah satu alternatif perluasan kesempatan kerja dan mengurangi penganggutan. Lagipula, tidak semua pekerjaan bisa dilakukan secara terus-menerus.

hrd

3 hal yang harus HRD tekankan kepada pihak perusahaan jasa outsourcing

Jika perusahaan memutuskan untuk melakukan outsourcing, maka ada tiga tahapan yang harus dilakukan oleh HRD :

1. Tahapan Perencanaan.

Tahapan perencanaan adalah tahapan dimana sebuah perusahaan harus merencanakan secara matang mengenai rencana implementasi outsourcing. Selain mempertimbangkan analisis biaya dan pemilihan strategi, pada tahapan ini juga meliputi:

● Membangun visi, misi, dan tujuan perusahaan.

Membangun visi, misi dan tujuan perusahaan sangat erat kaitannya dengan strategi perencanaan dslam sebuah perusahaan. Dengan membangun visi dan misi, maka sebuah perusahaan bisa menentukan tujuan hidupnya di masa mendatang. Tujuan hidup inilah yang nantinya akan menghubungkan perusahaan dengan perusahaan penyedia jasa atau tenaga outsourcing.

● Riset dan pendataan perusahaan jasa outsourcing.

Sebelum kita memutuskan untuk memakau jasa suatu perusahaan outsourcing, ada baiknya melakukan pengecekan tentang data perusahaan yang bergerak dibidang outsourcing. Hal ini dapat dilakukan dengan jalan menanyakan perusahaan mana yang bergabung dalam Asosuasi Bisnis Alih Daya (ABADI). Selain itu, bisa juga dengan menanyakan pada perusahaan yang telah menggunakan jasa perusahaan outsourcing Dengan menanyakan pada perusahaan yang telah berpengalaman tersebut, kita dapat memperoleh gambaran tentang kualitas pelayanan yang diberikan.

● Penugasan Manager terbaik di perusahaan untuk proyek tersebut.

Untuk melakukan bisnis proses outsourcing atau laboar supply bukanlah hal yang mudah. Perusahaan benar-benar mengerti tentang kelebihan, kekurangan, dan risiko yang akan dihadapi. Risiko dapat berupa risiko finansial, hukum dan keresahan di dalam perusahaan. Untuk itu diperlukan manajer atau salah satu yang terbaik di perusahaan untuk menjadi person in charge. Tim dibentuk biasanya meliputi: tim legal, HRD, dan operasional.

● Melakukan presentasi kepada direksi untuk memastikan komitmen mereka.

Penting sekali untuk memberikan penjelasan secara garis besar kepada direksi dan tim manajemen mengenai apa itu outsourcing, bagaimana praktiknya di lapangan, kendalanya, dan apa kunci sukses keberhasilannya. Dalam kesempatan ini manajemen juga dapat langsung memberikan penilaian terhadap bonafiditas perusahaan outsourcing dan kemampuan mereka dapat diuji berdasarkan pengalaman yang telah dilakukannya.

Tanpa penjelasan kepada pihak manajemen, maka dikhawatirkan yang dilihat hanya dari aspek sudut biayanya saja. Padahal, banyak hal yang menjadi perhatian untuk keberhasilannya, seperti siapa perusahaan penyedianya, bagaimaba pengalamannya, siapa saja kliennya, risiko hukum, dan juga risiko nama baik.

● Mengundang beberapa penyedia jasa outsourcing terbaik untuk presentasi.

Beberapa perusahaan outsourcing dapat diberikan kesempatan untuk melakukan presentasi. Pemilihan siapa yang diundang bisa berdasarkan referensi dari perusahaan yang pernah memakai jasa perusahaan penyedia outsourcing tersebut, melalui internet, atau melalui Asosiasi Bisnis Alih Daya Indonesia. Informasi dari asosiasi dapat menjadi referensi yang berguna, karena mereka mengetahui perusahaan anggotanya dengan lebih baik. Jangan pernah menunjuk langsung perusahaan penyedia outsourcing tanpa mengetahui bagaimana track record mereka. Dengan mendengarkan penjelasan beberapa perusajaan penyedia, maka dapat dipilih yang terbaik dari mereka.

● Memberikan dorongan rasa kepemilikan dalam grub bisnis atau bagian yang berkepentingan hingga ke seluruh tingkat unit.

Pemahaman manajemen dan direksi terhadap pelaksanaan outsourcing akan memperlancat implementasi di lapangan.

● Mencari dan mempelajari input dari masing-masing bagian bisnis dan biarkan mereka memberi masukan sebanyak-banyaknya.

Jika hal ini dilakukan maka akan dapat dibuat strategi pelaksanaan outsourcing dengan baik.

simak juga : apa itu outsourcing

2. Tahap Kontrak

Yang dimaksud tahap kontrak adalah tahap dimana perusahaan mulai melakukan perjanjian dengan penyedia jasa outsourcing.

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam hal ini:

◎ Melakukan negoisasi yang berbasis filosofi win-win.

Pada saat negoisasi dilakukan diantara perusahaan pengguna dengan perusahaan penyedia, perlu dicapai suatu titik temu yang saling menguntungkan di kedua belah pihak. Sudah pasti kepentingan kedua belah pihak berbeda, perusahaan pengguna ingun management fee serendah mungkin dengan pelayanan sebaik mungkin, sebaliknya perusahaan penyedua menginginkan management fee sebaik mungkin dengan pelayanan yang minimal.

◎ Menentukan jangka waktu kontrak, apakah jangka pendek, fleksibel, atau kontrak jangka panjang.

Jangka waktu kontrak menentukan strategi pelaksanaan outsourcing di lapangan. Jika perusahaan pengguna sudah secara tepat menganalisis dan memperkirakan pekerjaan yang dilakukan akan selesai pada waktu tertentu, maka akan mudah ditentukan jangka waktu kontraknya. Kontrak antara perusahaan pengguna dan perusahaan penyedia sudah bisa dipastikan misalnya 3 bulan, 6 bulan, atau sesuai kebutuhan.

Tetapi ada juga pekerjaan yang terus-menerus harus dilanhkan dengan tingkat turn over atau keluar masuk karyawan yang sangat tinggi. Untuk pekerjaan seperti ini sebaiknya dibuat kontrak dengan jangka waktu yang panjang.

◎ Memastikan dan menjelaskan isu-isu yang penting, cakupan dan hasil yang diinginkan dalam kegiatan bisnis yang akan dialihkan.

Pastikan parameter ukuran keberhasilan semua pekerjaan dibuat dengan jelas dan bagaimana jika hasilnya tidak sesuai dengan harapan.

◎ Memastikan kepentingan-kepentingan hukum, termasuk peraturan dan ketentuan pemerintah mengenai ketenagakerjaan telah tercakup dengan baik.

Pastikan bahwa perjanjian kerja antara perusahaan pengguna dan perusahaan penyedia, begitu juga antara perusahaan penyedia dengan karyawannya sesuai dengan aturan ketenagakerjaan. Pengaturan jam kerja, keselamatan kerja, Jamsostek, dan lain-lain, harus sesuai dengan peraturan yang berlaku. Hak dari karyawan dicantumkan dengan jelas, masa berlaku perjanjian, berapa gaji dan fasilitas apa yang diterima dicantumkan dalam perjanjian.

◎ Memasukkan faktor-faktor risiko yang mungkin dihadapi.

Kadangkala risiko pekerjaan baru diketahui perusahaan penyedia pada saat pekerjaan telah dilaksanakan. Dalam hal ini perusahaan pengguna harus secara terbuka memberi tahu perusahaan penyedia mengenai risiko apa yang mungkin dialami dari pelaksanaan pekerjaan sehari-hari. Walaupun perusahaan penyedia seharusnya juga mempunyai pengetahuan dan keahlian dalam menilai dan menganalisis risiko pekerjaan, tapi informasi yang akurat dari perusahaan pengguna akan mempermudah dan membantu perusahaan penyedia dalam menjalankan pekerjaannya dengan baik.

◎ Menyusun perjanjian kerja yang jelas dengan alur proses yang jelas pula.

Dalam perjanjian kerja masukkan seluruh komponen yang diperjanjikan dengan teratur dan jelas. Bagaimana hak dan kewajiban kedua belah pihak, definisi adanya pelanggaran, jika ada kerugian siapa yang bertanggung jawab. Mekanisme rekrutmen sampai pelatihan dan penempatan di lapangan, alur rekrutmen, dan lain-lain.

◎ Memastikan matriks pengukuran kinerja dan prosedur kepatuhan (compliance) yang jelas.

Key Performance Indicator perlu dimasukkan dslam lampiran perjanjian kerja, misalnya bagaimana mengukur kinerja seorang customer service, baik dari segi kuantitas dan kualitas.

Sedang prosedur kepatuhan terhadap standar kerja yang telah diterapkan menjadi acuan apakah pekerjaan telah dilakukan sesuai SOP (Standard Operating Procedure). Dengan mengacu pada SOP yang berlaku, jika terjadi kesalahan maka akan mudab ditelusuri dimana letak kesalahan tersebut, yang berarti SOP tidak dijalankan. Hal ini untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab, apakah karyawan outsource atau supervisor. Biasanya karyawan perusahaan pengguna atau dari bagian lain.

◎ Hindari adanya vested interest atau conflict of interest.

Vested interest biasanya terjadi jika terdapat dua karyawan yang memiliki hubungan darah langsung, misalnua adik-kakak antara karyawan outsourcing dengan supervisor dari perusahaan pengguna. Mereka tidak boleh ditempatkan dalam bagian yang sama. Mereka perlu mengisi pernyataan bahwa mereka memang memiliki hubungan darah dsn bersedia ditempatkan tidak di dalam satu bagian. Menjadi masalah jika yang bersangkutan tidak memenuhi kualifikasi persyaratan kerja tetapi perusahaan pengguna memaksa menempatkannya bekerja.

Conflict of interest disini misalnya perusahaan pengguna memaksa kandidat yang kebetulan adalah kandidat internal atau referensi dari untuk diterima sebagai karyawan usahaan penyedia. Namun jika yang bersangkutan memenuhi persyaratan, hal itu tidak menjadi masalah.

◎ Memerhatikan aspek tata laksana perusahaan yang baik dan kode etik kerja yang baik.

Dalam melaksanakan outsourcing, baik perusahaan pengguna maupun perusahaab penyedia harus memerhatikan bahwa nilai-nilai yang baik dan berlaku secara universal akan membuat suatu hubungan kerja yang berkesimbungan.

Pastikan lingkungan kerha bebas dari situasu penindasan, pelecehan atau bekerja tanpa mempedulikan nilai-nilai kesopanan dan etika yang berlaku. Tidak adanya diskriminasi dan semua orang harus mendapat perlakuan yanh layak serta sesuau dengan hak dan kewajibannya.

Jangan sampai karyawab outsoursing diperlakukan tidak sesuai dengan perjanjian kerjanya. Mereka harus mendapatkan jaminan hak-haknya sesuai dengan UU dan perlakukan yang wajar.

◎ Mempertimbangkan kemungkinan pengambilalihan pegawai serta kemungkinan pemutusan, negoisasi ulang dan pembaruan kontrak.

Dalam perjanjian pastikan bahwa semua aspek yang melindungi kedua belah pihak telah diatur didalamnya. Ada aturan yang membahas bagaimana jika kontrak berakhir. Misalnya, apakah kontrak berdasarkan berapa tahun atau sesuai dengan berlakunya proyek. Jika proyek telah selesai, maka perjanjian berakhir. Masukkan pula aturan tentang kemungkinan negoisasi ulang atau pembaruan kontrak jika ada sesuatu di luar kebiasaan atau jangkauan atau prediksi atau jika force majeur terjadi.

3. Tahap Pascakontrak.

Tahap Pascakontrak adalah tahap setelah perjanjian. Tahap pascakontrak dapat dijelaskan sebagai berikut:

○ Komunikasi yang terbuka.

Kedua belah pihak harus memosisikan sebagai mitra atau partner dalam mengerjakan sesuatu. Jangan hanya komunikasi satu arah dari perusahaan pengguna karena merasa sudah membayar management fee kepada perusahaan penyedia. Adakan mekanisme pertemuan berkala dan komunikasi yang mudah, baik secara langsung maupun melalui telepon atau email. Karena komunikasi akan memperlancar dan menggantungkan kedua belah pihak. Di tingkat operasional hibungan dijalin oleh para relationship officer, mereka yang menjembatani kepentingan perusahaan dan perusahaan outsourcing.

○ Mengantisipasi adanya perubahan manajemen.

Bisa saja terjadi perubahaan di sisi manajemen, baik dari pihak perusahaan pengguna maupun perusahaan penyedia. Pastikan bahwa perjanjian yang telah dibuat akan dilaksanakan sesuai dengan masak berlakunya. Dalam hal ini perusahaan terikat untuk tetap menyelesaikan pekerjaan meskipun ada perubahan manajemen. Perubahan manajemen biasanya diberitahukan kepada masing-masing pihak secara lisan dengan memperkenalkan jajaran manajemen baru. Atau bisa juga secara tertulis, yang penting apa yang telah diperjanjikan akan tetap dilaksanakan dengan baik.

○ Mengupayakan persetujuan dari pihak-pihak yang berkepentingan.

Bisa saja terjadi dalam menjalankan suatu pekerjaan ada satu bagian (umumnya internak perusahaan pengguna) yang tidak dilibatkan pada tahap perencanaan dan kontrak, misalnya pihak finance merasa tidak dilibatkan dan ternyata tidak mempunyai alokasi budget untuk membayar pekerjaan tersebut.

Jika ini terjadi akan berdampak pada lamanya pembayaran atau ditunda pembayaran sampai urusan internal selesai. Dalam hal ini, pihak perusahaan penyedia harus harus bersikap proaktif untuk ikut menyelesaikan masalah ini agar dampaknya tidak berlarut-larut dan merugikan perusahaan penyedia karena sudah mengeluarkan biaya dimuka untuk operasional dan membayar gaji karyawan outsource.

Seharusnya pihak perusahaan pengguna lebih tau pihak-pihak mana saja yang secara internal harus terlibat dalam perjanjian ini. Jangan karena kesalahan internal, dampaknya dirasakan oleh perusahaan penyedia. Oleh sebab itu perusahaan penyedia perlu mengetahui dengan jelas dan detil siapa saja atau bagian mana saja diperusahaan yang harus dilibatkan dalam proses pelaksanaan outsourcing ini.

○ Memperoleh review dan feeback dari pihak pengguna.

Review dan feeback merupakan masukan yang sangat bermanfaat untuk meminimalkan risiko dan memperlamcar hubungan antar kedua belah pihak.

○ Meninjau kembali keputusan yang telah ditetapkan dari waktu ke waktu untuk mengakomodasi penyesuaian yang bisa terjadi.

Bisa saja dalam pelaksanaan outsourcing ada yang perlu diubah, dikurangi, ditambah atau bahkan ditiadakan. Jika semua tertuang dengan jelas dalam aturan main di perjanjian kerja, maka hal ini tidak menjadi masalah. Misalnya, aturan mengenai uang insentif aturan jam kerja yang dapat ditinjau kembali sesuai dengan keperluan perusabaan. Atau, atutan mengenai besarnya uang insentif disesuaikan dari waktu ke waktu tergantung progam dari bagian yang bersangkutan.

Aturan tentang jam kerja juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan, bisa dengan shift, mengatur waktu lembur, atau jumlah waktu yang padat ditambah dengan jumlah orang yang masuk kerja, mislanya hanya empat jam sehari. Jika pekerjaan sudah tidak padat lagi atau sudah normal maka aturan lembur ditiadakan.

Kesimpulan

Ternyata banyak sekali yang harus hrd perhatikan, ya meskipun agak cape bacanya tetap kamu yang mengunjungi artikel ini sebagai perwakilan perusahaan WAJIB mempelajari hal – hal di atas. Mau yang lebih mudah ? serahkan saja kepada ahlinya dalam jasa outsourcing / labour supply kepada Buana Sinergi. Tak perlu baca-baca lagi, cukup undang kami untuk diskusi bisa melalui zoom atau langsung tim kami siap melayani anda. Untuk inquiry bisa di isi melalui form di bawah ini, terimakasih.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *